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INFORMES

Emtambo E.S.P: 

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

• La Empresa requiere de manera urgente realizar procesos de reinducción que permitan sensibilizar a los trabajadores en temas como la aplicación del  código de ética y valores, el conocimiento y actualización del Manuales de funciones, reglamento interno de trabajo, Modelo de operación por procesos etc.

• Es necesario llevar a cabo la planeación y  ejecución de  actividades de capacitación, reinducción, bienestar social e incentivos a la totalidad de los trabajadores de la Empresa.

• No se ha realizado la revisión y actualización de los formatos de identificación de riesgos, mapas de riesgos por procesos, contexto estratégico, matriz dofa, adoptados anteriormente por la Empresa.

• Debe implementarse de acuerdo con el manual de procedimientos adoptado por la Empresa el sistema de evaluación de desempeño para trabajadores y empleados, aplicando la metodología existente con la fijación de compromisos y objetivos de manera previa.

Avances

• La Empresa tiene adoptado un  manual de operaciones que cubre varios de los procesos operativos; el cual permite orientar a la entidad, hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

• Se tiene establecido y adoptado el Código de ética socializado en años anteriores y únicamente requiere de mayor difusión y aplicación.

• Se Elaboró el documento Plan Anticorrupción, el cual ha sido objeto de socialización,   seguimiento  y evaluación durante  la vigencia 2013 y 2014, los informes de  avances en la ejecución de este  han sido publicados en la cartelera de la entidad y con la creación de la página web en lo sucesivo serán publicados a través de este medio.

• Mensualmente se realizan reuniones con el equipo de trabajo de la Empresa, de cada una de ellas se establecen metas y compromisos para su posterior evaluación y seguimiento, buscando el  mejoramiento de los procesos institucionales llevados en cada área.

• En la vigencia 2014 se encuentra elaborado el Plan de Acción de la Empresa con sus respectivos proyectos,  actividades, metas, indicadores, recursos, etc,  con lo cual se garantiza un mayor  cumplimiento de los objetivos institucionales y la prestación de los servicios a la comunidad.

Subsistema de Control de Gestión

Dificultades

• Aunque la Empresa cuenta con un manual de operaciones adoptado, políticas de operación, controles, indicadores, modelo de operación por procesos adoptado, es necesario realizar actividades de revisión y socialización de estos elementos a todos los trabajadores y empleados para  de esta manera garantizar su aplicación. Para este efecto es necesario contar con el apoyo y asesoría externa que facilite adquirir el conocimiento necesario para la operación y evaluación de estos elementos.

• La Empresa no cuenta con Tablas de Retención Documental aprobadas por el Consejo de Archivo y de igual forma se requiere actualizar las que se encuentran elaboradas.

• La entidad no cuenta con la Oficina de Atención de Quejas y Reclamos.

Avances

• En la Actualidad la Empresa  cuenta con un plan de comunicación pública diseñado y aprobado.

• Se encuentra implementada la Ventanilla Única, a fin de prestar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, para dar  respuesta ágil y rápida a las consultas, quejas, o reclamos presentados por la comunidad en general; de manera que estos procesos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental.

• En el mes de diciembre de la vigencia anterior se realizó el proceso  rendición de cuentas por parte del Señor Gerente, en donde dio a conocer a la comunidad la gestión y avances alcanzados durante todo el año.

• En cuanto al componente de Comunicación Publica, la Empresa  tiene institucionalizada las cuentas de correo electrónico de la Gerencia, tesorería y quejas y reclamos, además  la página web; dando cumplimiento con el Decreto 1151 de 2008, para lo cual se cuenta con una persona encargada para la administración de dichas cuentas.

•  Se encuentra avanzado el  proceso la actualización de la página web, en el cual se publicarán  todos los eventos a realizar al igual que información de la parte administrativa.

• La Empresa de Servicios Públicos  cuenta con la Oficina de Atención de Quejas y Reclamos y tiene una persona designada para recepcionar y hacer seguimiento a los diferentes asuntos.

• En el tema de presentación de informes a los diferentes organismos de vigilancia y control la Empresa registra un nivel de cumplimiento favorable en términos de oportunidad y confiabilidad de la información presentada.

• En la vigencia 2014 se están adelantando las gestiones necesarias para organizar el archivo central de la Empresa de conformidad con lo exigido en la Ley 594 de 2000, foliando y organizando los documentos por entidades y asuntos y expedientes de los procesos contractuales.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades

• La Empresa por falta de recursos no cuenta con una Oficina de Control interno, como tampoco con un equipo multidisciplinario para la realización de las Auditorias.

• Falta conocimiento y concientización sobre la aplicación del autocontrol y la autorregulación como herramientas para mejorar el trabajo y  prestación de los servicios a la  comunidad.

• No se han llevado a cabo los Planes de Mejoramiento Individual.

Avances

• Se ha dado estricto cumplimiento a la presentación de los informes requeridos por los diferentes entes de Control y otras instancias estatales, como son la rendición de la cuenta a la Contraloría General del Cauca y Contraloría General del Cauca, Superintendencia de Servicios Públicos  y CHIP Contaduría General de la República.

• Se dio cumplimiento con el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno el cual permitió determinar el grado de avance y el conocimiento que tienen sobre el modelo Meci 1000:2005

• Se realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General del Cauca de manera semestral y se ha propuesto las acciones correctivas para corregir las falencias detectadas

Estado general del Sistema de Control Interno

• En General la Empresa cuenta con un manual de operaciones adoptado, al igual que  cada uno de los procesos, caracterizaciones y mapa de riesgos y los diferentes elementos que conforman el modelo estándar  de control interno, sin embargo es necesario adelantar las gestiones que permitan la operacionalización del sistema y que todo el trabajo adelantado no quede únicamente en documentos.

Recomendaciones

• Socializar cada uno de los elementos adoptados  que conforman el modelo de control interno MECI de la Empresa en sus diferentes componentes: Subsistema de control estratégico, Subsistema de control de gestión y Subsistema de control de evaluación, logrando que estos elementos operen de manera integral y cada día sean objeto de mejora.

• Motivar, concientizar y sensibilizar a los funcionarios de la Empresa, mediante capacitación, talleres, jornadas de bienestar social, mensajes, entre otros, en donde se les inculque la importancia del Modelo Estándar de control Interno, MECI, trabajo en equipo, etc. con el fin de lograr óptimos resultados en este proceso, ya que el talento humano es el insumo primordial de cualquier entidad.

• Ajustar y mantener actualizado el Mapa de Riesgos de la Empresa  y realizar monitoreo permanente por parte de los responsables de procesos para tomar las acciones pertinentes.

• Realizar por parte de los responsables de procesos, mediciones periódicas a los indicadores y controles, con el objetivo de tomar decisiones en tiempo real en el momento que se presenten desviaciones referentes a los objetivos.  

• Fortalecer los mecanismos de seguimiento, supervisión y control del sistema de gestión documental, para garantizar el cumplimiento de los procedimientos acorde con la tabla de retención documental.

 

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